Cycle de vie de la facture

Comprendre le cycle de vie de la facture vous aide à gérer votre facturation efficacement. Ce guide explique chaque statut et comment les factures circulent dans le système.

Aperçu des statuts

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│ BROUILLON │ → │ FINALISÉE │ → │ ENVOYÉE │ → │ PAYÉE │
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                │ ANNULÉE │
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                │ CRÉDITÉE │
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Définitions des statuts

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Étape Brouillon

Lorsque vous créez une nouvelle facture, elle commence comme Brouillon.

Ce que vous pouvez faire :

• Modifier tous les champs (client, articles, montants)
• Ajouter ou supprimer des articles
• Changer les dates et conditions
• Supprimer entièrement la facture
• Prévisualiser le PDF

Ce qui n'est pas encore fait :

• Pas de numéro de facture attribué
• Non visible par le client
• Non comptée dans les rapports
• Ne peut pas être envoyée

Conseil : Gardez les factures en brouillon jusqu'à ce que vous soyez sûr à 100% qu'elles sont correctes.

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Étape Finalisée

Quand vous êtes prêt, cliquez sur "Finaliser" pour verrouiller la facture.

Ce qui se passe :

• Le numéro de facture est attribué (ex: FAC-2024-0001)
• La facture est verrouillée - les montants ne peuvent plus changer
• La facture apparaît dans les rapports
• Prête à être envoyée au client

Ce que vous pouvez faire :

• Envoyer au client
• Télécharger le PDF
• Marquer comme payée (s'ils ont payé directement)
• Annuler la facture
• Voir et partager

Ce que vous ne pouvez pas faire :

• Modifier les montants ou articles
• Changer de client
• Supprimer la facture

Attention : La finalisation est irréversible. Vérifiez bien avant de finaliser !

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Étape Envoyée

Après l'envoi par email, le statut devient Envoyée.

Ce qui se passe :

• Email livré au client
• Horodatage "Envoyée le" enregistré
• Le client peut voir la facture

Options d'envoi :

1. Email : Cliquez sur "Envoyer" pour envoyer le PDF par email
2. Lien de partage : Générez un lien à partager
3. Téléchargement : Donnez directement le PDF au client

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Étape Payée

Quand le client paie, marquez la facture comme Payée.

Comment marquer comme payée :

1. Ouvrez la facture
2. Cliquez sur "Marquer comme payée"
3. Entrez les détails du paiement :
   • Date de paiement
   • Méthode de paiement (optionnel)
   • Numéro de référence (optionnel)
4. Confirmez

Ce qui se passe :

• Le statut passe à "Payée"
• Apparaît dans les rapports de revenus
• Horodatage "Payée le" enregistré
• Coche verte affichée

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Étape Annulée

Si une facture doit être annulée, vous pouvez l'Annuler.

Quand annuler :

• Facture créée par erreur
• Le client a annulé la commande
• Facture en double

Comment annuler :

1. Ouvrez la facture
2. Cliquez sur "Actions" > "Annuler la facture"
3. Entrez une raison (obligatoire)
4. Confirmez

Ce qui se passe :

• Le statut passe à "Annulée"
• Apparence barrée
• Exclue des rapports de revenus
• Le numéro de facture est conservé (pour l'audit)

Note : Pour les corrections (mauvais montant, mauvais client), utilisez plutôt un Avoir.

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Étape Créditée

Quand un avoir est émis contre une facture, elle devient Créditée.

Quand cela arrive :

• Vous émettez un avoir pour la facture
• L'avoir est finalisé
• Le statut de la facture originale se met à jour automatiquement

En savoir plus :

• Guide des avoirs

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Badges de statut

Dans la liste des factures, vous verrez des badges colorés :

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Bonnes pratiques

1. Vérifiez avant de finaliser : Une fois finalisée, vous ne pouvez pas modifier les montants
2. Utilisez les brouillons librement : Créez des brouillons pour préparer les factures à l'avance
3. Envoyez rapidement : Envoyez les factures dès qu'elles sont finalisées
4. Marquez les paiements rapidement : Gardez vos registres à jour
5. Ne supprimez jamais pour corriger : Annulez ou créditez à la place

Questions fréquentes

Puis-je dé-finaliser une facture ? Non. Créez un avoir si vous devez faire des corrections.

Et si le client ne paie jamais ? La facture reste comme "Envoyée" ou "En retard". Vous pouvez l'annuler ou la passer en pertes.

Puis-je renvoyer une facture ? Oui, vous pouvez envoyer la même facture plusieurs fois.

Prochaines étapes

• Créer des avoirs
• Configurer les rappels de paiement
• Voir les rapports