دورة حياة الفاتورة

فهم دورة حياة الفاتورة يساعدك على إدارة فواتيرك بكفاءة. يشرح هذا الدليل كل حالة وكيف تتدفق الفواتير عبر النظام.

نظرة عامة على الحالات

┌─────────┐    ┌──────────┐    ┌─────────┐    ┌─────────┐
│ مسودة   │ → │ نهائية   │ → │ مرسلة   │ → │ مدفوعة  │
└─────────┘    └──────────┘    └─────────┘    └─────────┘
                    │
                    ↓
              ┌──────────┐
              │ ملغاة    │
              └──────────┘
                    │
                    ↓
              ┌──────────┐
              │ مُعتمدة  │
              └──────────┘

تعريفات الحالات

---

مرحلة المسودة

عندما تنشئ فاتورة جديدة، تبدأ كـ مسودة.

ما يمكنك فعله:

• تعديل جميع الحقول (العميل، البنود، المبالغ)
• إضافة أو حذف بنود
• تغيير التواريخ والشروط
• حذف الفاتورة بالكامل
• معاينة PDF

ما لم يتم بعد:

• لا يوجد رقم فاتورة معين
• غير مرئية للعميل
• غير محسوبة في التقارير
• لا يمكن إرسالها

نصيحة: احتفظ بالفواتير كمسودات حتى تتأكد 100% أنها صحيحة.

---

مرحلة النهائية

عندما تكون جاهزاً، انقر على "إنهاء" لقفل الفاتورة.

ما يحدث:

• يُعين رقم الفاتورة (مثل: FAC-2024-0001)
• تُقفل الفاتورة - المبالغ لا يمكن أن تتغير
• تظهر الفاتورة في التقارير
• جاهزة للإرسال للعميل

ما يمكنك فعله:

• الإرسال للعميل
• تنزيل PDF
• التحديد كمدفوعة (إذا دفعوا مباشرة)
• إلغاء الفاتورة
• العرض والمشاركة

ما لا يمكنك فعله:

• تعديل المبالغ أو البنود
• تغيير العميل
• حذف الفاتورة

تحذير: الإنهاء لا رجعة فيه. تحقق جيداً قبل الإنهاء!

---

مرحلة المرسلة

بعد الإرسال عبر البريد الإلكتروني، تصبح الحالة مرسلة.

ما يحدث:

• يُسلم البريد الإلكتروني للعميل
• يُسجل الطابع الزمني "أُرسلت في"
• يمكن للعميل رؤية الفاتورة

خيارات الإرسال:

1. البريد الإلكتروني: انقر "إرسال" لإرسال PDF بالبريد
2. رابط المشاركة: أنشئ رابطاً للمشاركة
3. التنزيل: أعط العميل PDF مباشرة

---

مرحلة المدفوعة

عندما يدفع العميل، حدد الفاتورة كـ مدفوعة.

كيفية التحديد كمدفوعة:

1. افتح الفاتورة
2. انقر على "تحديد كمدفوعة"
3. أدخل تفاصيل الدفع:
   • تاريخ الدفع
   • طريقة الدفع (اختياري)
   • رقم المرجع (اختياري)
4. أكد

ما يحدث:

• تتغير الحالة إلى "مدفوعة"
• تظهر في تقارير الإيرادات
• يُسجل الطابع الزمني "دُفعت في"
• تُعرض علامة صح خضراء

---

مرحلة الملغاة

إذا كانت الفاتورة بحاجة للإلغاء، يمكنك إلغاؤها.

متى تلغي:

• فاتورة أُنشئت بالخطأ
• العميل ألغى الطلب
• فاتورة مكررة

كيفية الإلغاء:

1. افتح الفاتورة
2. انقر على "إجراءات" > "إلغاء الفاتورة"
3. أدخل سبباً (مطلوب)
4. أكد

ما يحدث:

• تتغير الحالة إلى "ملغاة"
• مظهر مشطوب
• تُستثنى من تقارير الإيرادات
• يُحفظ رقم الفاتورة (للتدقيق)

ملاحظة: للتصحيحات (مبلغ خاطئ، عميل خاطئ)، استخدم إشعار دائن بدلاً من ذلك.

---

مرحلة المُعتمدة

عندما يُصدر إشعار دائن ضد فاتورة، تصبح مُعتمدة.

متى يحدث هذا:

• تُصدر إشعار دائن للفاتورة
• يُنهى الإشعار الدائن
• تُحدث حالة الفاتورة الأصلية تلقائياً

اعرف المزيد:

• دليل الإشعارات الدائنة

---

شارات الحالة

في قائمة الفواتير، سترى شارات ملونة:

---

أفضل الممارسات

1. راجع قبل الإنهاء: بمجرد الإنهاء، لا يمكنك تعديل المبالغ
2. استخدم المسودات بحرية: أنشئ مسودات لتحضير الفواتير مسبقاً
3. أرسل بسرعة: أرسل الفواتير فور إنهائها
4. سجل المدفوعات بسرعة: حافظ على تحديث سجلاتك
5. لا تحذف أبداً للتصحيح: ألغِ أو أصدر إشعار دائن بدلاً من ذلك

أسئلة شائعة

هل يمكنني إلغاء إنهاء فاتورة؟ لا. أنشئ إشعار دائن إذا كنت بحاجة لإجراء تصحيحات.

ماذا لو لم يدفع العميل أبداً؟ تبقى الفاتورة كـ "مرسلة" أو "متأخرة". يمكنك إلغاؤها أو شطبها.

هل يمكنني إعادة إرسال فاتورة؟ نعم، يمكنك إرسال نفس الفاتورة عدة مرات.

الخطوات التالية

• إنشاء إشعارات دائنة
• إعداد تذكيرات الدفع
• عرض التقارير